Participatie? 3 essentiële perspectieven | Perspectief 2 De Facilitator

Participatie gaat over samenwerken. Hoe zorg je dat de samenwerking goed verloopt en de gewenste resultaten worden behaald? In drie blogs bekijkt Ideate participatie vanuit verschillende perspectieven: de initiator, de facilitator en de deelnemer. In onze eerste blog deelden we het perspectief van de initiator. In deze tweede blog stellen we je voor aan aan de facilitator.

De facilitator

Bij de start van een participatietraject heeft de initiator voorwaarden benoemd en het startpunt bepaald. Er is besloten wie er gaan samenwerken en met welk doel deze mensen gaan samenwerken. Er is nog niet besloten hoe dit moet gaan gebeuren. Hier ligt de rol van de facilitator. De facilitator ondersteunt een participatieproces.

De facilitator verbindt betrokkenen met elkaar, zorgt voor voortgang en geeft inzicht in het verloop van het traject. Hiermee brengt de facilitator de inhoud en resultaten naar een hoger niveau.

Een goede facilitator hoeft geen inhoudelijk expert te zijn maar heeft ervaring met de aanpak. Het is prettig als de facilitator weinig belang heeft bij de uitkomsten van het participatietraject. Dat zorgt voor een onafhankelijke positie. Iemand met de rol van facilitator probeert tussen de regels door te luisteren naar wat mensen zeggen en merkt op wat er echt belangrijk is in de samenwerking. De facilitator communiceert op manieren die aansluiten bij de mensen die met elkaar samenwerken, denk hierbij aan verbaal, schriftelijk maar ook door te visualiseren. Een facilitator inspireert in een traject met methoden en werkvormen, gericht op zowel samenwerking als op de inhoud.

Het verschil tussen een projectleider en de rol van een facilitator is dat de rol van een projectleider zich richt op de inhoud van het traject – wat gaan we doen? – en de facilitator zich richt op het proces – hoe gaan we dat doen?.

Wat zijn de elementen van goede procesbegeleiding?

Voor goede procesbegeleiding is aandacht nodig voor twee lijnen: het ‘hoe’ en het ‘wat’ van het proces. Het ‘hoe’ gaat over de onderlinge relaties, werkvormen en manieren van communiceren. Het ‘wat’ van het proces is op hoofdlijnen door een initiator bepaald. Denk hierbij aan het gemeenschappelijke doel, de activiteiten en personen die nodig zijn om dit doel te bereiken. Een facilitator vertaalt doelstellingen op hoofdlijnen naar gedetailleerde activiteiten.

Hieronder staan een paar handvatten voor een facilitator bij het voorbereiden van participatie:

Het ‘wat’ van het traject:

• Stel een detailplanning op: wat gaat wie op welk moment doen? De facilitator kan deze activiteiten zelf bedenken of organiseren dat deze samen wordt geformuleerd met betrokkenen.
• Formuleer, naast het vaststellen van de verschillende activiteiten ook de verwachte uitkomsten van elke activiteit. Gebruik hiervoor de zin: “Deze activiteit levert op dat…”

Het ‘hoe’ van het traject:

• Ontwerp de samenwerking: wat zijn productieve vormen van samenwerken en wat ervaar je als irritant? Inventariseer de voorkeursstijlen van samenwerken in de groep. Gebruik hiervoor het facilitator canvas .
• Waardeer de inzet van betrokkenen. Is waardering financieel of niet financieel, verken alternatieve manieren van waardering.
• Maak werkafspraken. Wanneer, hoe vaak en op welke manier komen deelnemers bij elkaar? Wie bepaalt dit?
• Communiceer op een manier die past. Zorg voor inclusie en let op vorm en taal. Gebruiken we geschreven tekst of misschien juist plaatjes. Sturen we e-mails of hebben we een WhatsAppgroep?
• Creëer een veilige omgeving. Waarin zijn we gelijkwaardig en waarin verschillen we? Wie heeft welke rol? Hoe richten we de ruimte in?
• Maak afspraken over de manieren van besluitvorming, autocratisch, democratisch, of diep democratisch.

Hoe pakt Ideate dit aan?

Ideate start een traject altijd met een Kickoff waarin we de samenwerking met elkaar inrichten. Pas daarna duiken we de inhoud in. Tijdens een traject waarin Ideate de rol van de facilitator vervult maken we gebruik van werkvormen die helpen om verder te komen in een traject. Werkvormen zet je in afhankelijk van de context en de mensen met wie je samenwerkt. Om toch een beeld te geven zetten we een aantal voorbeelden van werkvormen op een rij die de facilitator kan inzetten in de verschillende fasen van het traject:

Verkennen

Een opgave verkennen door professionals te interviewen of  community reporting organiseren (community reporting is vragen of mensen uit de doelgroep zelf gesprekken voeren over onderwerpen en dit terugkoppelen)

Stakeholders vragen om de belangen rond het vraagstuk te tekenen, dit leidt tot een inzichtelijke stakeholdermap.

Interviews kunnen ook in duo’s. Spreek twee respondenten, leer ook van de vragen die respondenten aan elkaar stellen.

Analyseren

Wat hebben we geleerd en wat is nu belangrijk om samen aan te pakken? Maak van de belangrijkste problemen die je hebt ontdekt  een thema-poster. één probleem per poster. Vraag alle respondenten en betrokkenen om te stemmen welk probleem het meest belangrijk is om als eerste op te lossen. Zou blijft een brede groep mensen betrokken en weet je zeker welk probleem als meest urgent wordt ervaren.

Ideeën

Hoe ziet de wereld eruit als we het hebben opgelost? Verken kansen, visualiseer samen de toekomst aan de hand van future probing. Ook helpt story telling om ideeën tastbaar en invoelbaar te maken.

Synthese/uitkomsten

Wat gaan we terugkoppelen, aan wie en op welke manier doen we dat? Denk bijvoorbeeld aan het uitwerken van gesprekskaarten, video’s van belangrijkste thema’s, maar ook aan  of tentoonstellingen.

Het participatiecanvas: facilitator

Ter ondersteuning van een project kan een facilitator onderstaand canvas gebruiken. Dit kan iedere deelnemer zelf invullen. Het is zeker niet volledig maar helpt in transparantie naar alle betrokken partijen. Het canvas is ook als pdf te downloaden.

Kortom, een facilitator is er om het traject in goede banen te leiden zodat  deelnemers op een goede manier kunnen participeren. In het volgende blog kijken we naar het perspectief van de deelnemer. Hoe ziet de rol van een deelnemer eruit? Wat maakt dat iemand participeert? Wat is er voor de deelnemer van belang? Wat is de balans tussen willen en kunnen?